Ce que nous détenons, pourquoi nous le détenons et ce que vous pouvez faire à ce sujet.

1Qui est responsable de vos renseignements

L'organisation responsable de vos renseignements est Bolrach Technologies Limited, une société constituée sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, numéro de société 1609556-9, dont le siège social se trouve à Edmonton (Alberta), Canada.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de protéger vos renseignements personnels. Écrivez à privacy@taxpio.com, ou envoyez une demande par le bureau de soutien de TaxPio depuis votre compte ou la page Soutien. Dans les deux cas, la demande est consignée et suivie jusqu'à sa fermeture.

2Ce que nous recueillons

Nous recueillons les catégories de renseignements personnels suivantes.

• Les renseignements d'identité que vous fournissez à l'inscription : prénom, second prénom et nom, adresse courriel, sexe et date de naissance. Les parties du nom, le sexe et la date de naissance sont recueillis parce que les déclarations fiscales et la vérification de l'identité les exigent.
• Les renseignements de compte et de sécurité : empreinte du mot de passe, identifiants des clés d'accès, codes de récupération, sessions, événements de connexion et événements de sécurité déclenchés par les actions sensibles.
• Les renseignements du profil fiscal : le pays, le type d'entité, les identifiants de l'entreprise comme un numéro d'entreprise, les adresses, les dirigeants, les actionnaires et leurs identifiants gouvernementaux lorsqu'une annexe les exige.
• Les dossiers financiers que vous saisissez ou importez : opérations, relevés bancaires et de carte, reçus, comptes du grand livre, classifications et montants servant à préparer une déclaration.
• Les documents que vous téléversez, avec leurs empreintes de contenu et leur état de traitement.
• Les renseignements techniques créés par l'utilisation du service : adresse IP, région approximative qui en est déduite, caractéristiques du navigateur et de l'appareil, et journaux des demandes.
• Le soutien et la correspondance : le contenu des billets que vous ouvrez et nos réponses.

3Identifiants sensibles

Certaines annexes exigent des identifiants gouvernementaux, comme le numéro d'assurance sociale d'un actionnaire. Lorsque TaxPio conserve un tel identifiant, il est chiffré au repos avec une clé distincte de la base de données, lié cryptographiquement au dossier auquel il appartient et affiché dans l'interface seulement par ses quatre derniers caractères.

Nous ne demandons pas de pièces d'identité et n'effectuons aucune vérification d'identité fondée sur des documents dans TaxPio.

4Pourquoi nous les utilisons, et sur quel fondement

Nous utilisons vos renseignements aux fins ci-dessous. Lorsque le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni ou de l'UE s'applique, le fondement juridique est indiqué entre parenthèses. Lorsque la législation fédérale ou provinciale canadienne sur la protection des renseignements personnels s'applique, le fondement est votre connaissance et votre consentement, ou une exception que la loi permet expressément.

• Fournir le service que vous avez demandé : préparer des déclarations, tenir des dossiers et faire fonctionner votre espace de travail (exécution d'un contrat).
• Protéger les comptes et les dossiers : authentification, prévention de la fraude et des abus, limitation du débit, analyse antimaliciel des téléversements et pistes d'audit (intérêts légitimes, et obligation légale lorsque des incidents de sécurité doivent être déclarés).
• Vous soutenir lorsque vous faites une demande (exécution d'un contrat).
• Respecter nos propres obligations légales, fiscales, comptables et de conservation des dossiers (obligation légale).
• Améliorer la fiabilité et l'exactitude au moyen de mesures d'exploitation agrégées et non identificatoires (intérêts légitimes).

5Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne les partageons pas avec des réseaux publicitaires ni des courtiers en données, et TaxPio ne comporte aucune publicité ni aucun traceur analytique de tiers.

Nous n'utilisons pas vos dossiers financiers pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique. Lorsque les suggestions de l'IA sont activées, seul le texte reconnu sur un reçu ou une facture est envoyé à notre fournisseur de modèles d'IA, dont les conditions interdisent de s'en servir pour l'entraînement. L'IA peut conserver ce texte jusqu'à 30 jours pour détecter les abus, puis il est supprimé. L'image ou le fichier lui-même ne quitte jamais TaxPio, et rien de ce qu'un modèle propose ne prend effet avant qu'une personne l'examine et le confirme. Chaque classification confirmée est consignée avec la personne qui l'a examinée.

6Avec qui nous les partageons

Nous partageons des renseignements personnels seulement avec les destinataires suivants, et seulement dans la mesure nécessaire.

• Les personnes que vous invitez dans votre propre profil fiscal, au niveau d'accès que vous leur attribuez.
• Notre fournisseur d'identité, qui authentifie la connexion et détient vos identifiants et vos clés d'accès.
• Notre fournisseur de courriels transactionnels, pour livrer les messages de compte, de sécurité et de soutien.
• Notre fournisseur de modèles d'IA lit seulement le texte reconnu d'un document que vous téléversez et renvoie des suggestions de champs pour votre révision. La durée de conservation de ce texte est précisée plus bas, sous les transferts internationaux.
• Notre fournisseur de données bancaires, Plaid, seulement lorsque vous choisissez de connecter un compte : vous vous connectez dans la fenêtre du fournisseur, TaxPio ne voit jamais les identifiants, et le fournisseur renvoie les comptes, soldes et opérations que vous avez autorisés jusqu'à ce que vous révoquiez ce consentement ici.
• Nos fournisseurs d'infrastructure et de sauvegardes chiffrées, qui conservent les données au repos pour notre compte et ne peuvent pas lire l'ensemble de sauvegardes chiffré.
• Des conseillers professionnels, et les autorités policières ou fiscales, lorsque la loi nous oblige à communiquer des renseignements ou que la communication est nécessaire pour établir ou défendre un droit en justice.
• Un acquéreur, si l'entreprise est vendue, à la condition que l'acquéreur respecte le présent avis.

7Où ils sont détenus, et transferts internationaux

Les serveurs d'application et de base de données de TaxPio sont au Canada. Les documents téléversés et les sauvegardes chiffrées de la base de données sont conservés chez Cloudflare R2 dans sa région de l'est de l'Amérique du Nord, ce qui peut les placer aux États-Unis.

Trois fournisseurs traitent des renseignements hors du Canada. Cloudflare exploite le réseau qui sert le site et le stockage décrit ci-dessus. Notre fournisseur de modèles d'IA, aux États-Unis, reçoit seulement le texte reconnu d'un document que vous choisissez de traiter. Il ne s'en sert pas pour l'entraînement, et l'IA peut le conserver jusqu'à 30 jours pour détecter les abus avant qu'il soit supprimé. Plaid, aux États-Unis, intervient seulement lorsque vous connectez un compte bancaire.

Les renseignements détenus dans un autre pays sont soumis aux lois de ce pays, et ses tribunaux, sa police et ses organismes de sécurité nationale peuvent être en mesure d'y accéder. Nos contrats avec ces fournisseurs exigent une protection comparable à celle que décrit le présent avis.

Lorsque des renseignements quittent le Royaume-Uni ou l'EEE, nous nous appuyons sur l'avenant sur les transferts internationaux de données du Royaume-Uni ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ainsi que sur les mesures techniques décrites dans le présent avis.

8Combien de temps nous les conservons

La conservation est dictée par les obligations fiscales et de vérification, qui sont plus longues que la plupart des gens ne le pensent.

• Dossiers fiscaux, déclarations préparées et documents justificatifs : conservés tant que votre compte est ouvert, puis pendant la période qu'exige l'administration fiscale compétente. Au Canada, c'est six ans après la fin de l'année d'imposition visée par les dossiers.
• Entrées de la piste d'audit : conservées aussi longtemps que les dossiers qu'elles décrivent, et jamais réécrites. La piste ne permet que des ajouts, par contrainte de la base de données.
• Événements de compte et de sécurité : conservés deux ans.
• Instantanés chiffrés de la base de données : conservés sur une période mobile de trente jours, puis détruits automatiquement.
• Correspondance de soutien : conservée deux ans après la fermeture du billet.
• Tout élément sous mise en suspens juridique : conservé jusqu'à la levée de la mise en suspens, peu importe toute demande de suppression, et vous êtes informé qu'une mise en suspens s'applique.

9Vos droits

Sous réserve des règles de conservation ci-dessus, vous pouvez exercer les droits suivants depuis votre compte ou par le bureau de soutien. Nous répondons dans un délai de trente jours et vous disons si nous devons refuser une demande, et pourquoi.

• Accéder à une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous, dans un format portable.
• Corriger les renseignements inexacts ou incomplets. Les corrections de dossiers déjà utilisés dans une déclaration préparée sont consignées comme des annotations plutôt que comme des remplacements silencieux, afin que l'historique reste fidèle.
• Supprimer votre compte et les renseignements que nous ne sommes pas tenus de conserver.
• Retirer un consentement facultatif, sans effet sur le traitement déjà effectué.
• Vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes, ou nous demander de le restreindre.
• Porter plainte auprès d'une autorité de contrôle : le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada; au Québec, la Commission d'accès à l'information; en Alberta ou en Colombie-Britannique, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la province. Si vous vivez hors du Canada, votre propre autorité de protection des données peut aussi entendre une plainte.

10Comment nous les protégeons

Les dossiers de chaque locataire sont isolés au niveau de la base de données par une sécurité au niveau des lignes imposée, et non seulement par la logique de l'application. Les identifiants sensibles sont chiffrés avec des vecteurs d'initialisation propres à chaque dossier et un chiffrement authentifié. Les actions sensibles exigent un deuxième facteur.

Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter l'hôte, conservées avec une fenêtre d'immuabilité qui empêche leur suppression par un rançongiciel, et restaurées selon un calendrier pour prouver qu'elles fonctionnent plutôt que de le supposer.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une atteinte touche vos renseignements personnels et risque de causer un préjudice grave, nous vous aviserons, ainsi que l'organisme de réglementation compétent, comme l'exige la loi applicable.

11Témoins

TaxPio installe seulement les témoins nécessaires pour garder votre session ouverte, pour protéger contre la falsification de requêtes intersites et pour mémoriser vos préférences d'interface. Il n'y a aucun témoin publicitaire ni de suivi intersites. La politique relative aux témoins les énumère un par un.

12Enfants

TaxPio n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'enfants. Si vous croyez qu'un enfant a créé un compte, dites-le-nous par le bureau de soutien et nous le supprimerons.

13Modifications du présent avis

Nous publierons toute modification ici avec une nouvelle date d'entrée en vigueur, et nous vous enverrons un courriel avant qu'une modification importante prenne effet. Les versions remplacées restent disponibles sur demande.